PERTEMUAN KE 9
PROJECT MANAGEMENT
Project Management adalah layanan kami dalam memberikan solusi bagi penanganan barang-barang untuk keperluan proyek pembangunan baik Pemerintah maupun Swasta dari Supplier sampai ke lokasi proyek. Solusi yang diberikan meliputi pengerusan dokumen. menerbitkan Bill of Lading (BL). Pengaturan pengiriman dan pengendalian barang dengan mengintegrasikan sarana angkutan seperti truk, trailer, kapal laut, pesawat udara, pelabuhan, bandar udara dsb.
Referensi : http://www.vtp.co.id/Project.html
What is project Management ?
Project management adalah proses planning, organising dan managing task atau tugas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, biasanya telah ditetapkan berdasarkan waktu, resource maupun biayanya. Sebuah project plan bisa saja simple, misalnya daftar dari tugas yang di tulis dalam sebuah notepad atau bisa juga sangat komplek misalnya ribuan tugas dan resource dan budget dari project yang nilainya milyaran.
Sebagian project terbagi dalam kegiatan yang hampir sama, termasuk memecah project ke dalam tugas tugas kecil yang mudah di tangani, membuat jadwal tugas, mengkomunikasikan dengan tim, dan melacak tugas untuk mengetahui progress dari project. Semua Project memiliki tiga tahapan utama yaitu :
1. Membangun rencana.
2. Melacak dan mengelola proyek,
3. Tutup Proyek
Software manajemen proyek meliputi banyak jenis software, termasuk : perencanaan, control biaya dan manajemen anggaran , alokasi sumber daya, software kerjasama, komunikasi, manajemen kualitas dan dokumentasi atau system adm, yang biasnya mengahadapi kesulitan atau kerumian saat berhadapan dengan proyek besar. Salah satu software manajemen proyek yang cukup terkenal dan gratis saat ini adalah Ganttproject
Ganttproject adalah desktop tools dan merupakan open source lintas platform untuk manajemen proyek program ini bisa berjalan di windows, Linux, dan Mac OS X. Disamping free, GanttProject memiliki semua fitur manajemen proyek normal, seperti pemetaan, grafik sumber daya dan lain lain.
Yang bisa dilakukan oleh GanttProject adalah :
1. Gant Chart, Membuat struktur susunan kerja, menggambarkan keterkaitannya, dan menentukan patokannya.
2. Sumber Daya, Menunjuk sumbe daya manusia untuk mengerjakan tugas dan melihat alokasi mereka di resource load chart.
3. Pert Chart, Menghasilkan PERT chart dari Gantt Chart.
4. Export, Menyimpan chart dalam bentuk gambar PNG dan menghasilkan laporan laporan dalam bentuk PDF dan HTML.
5. Saling Beroperasi, Bisa meng-import dan meng-ekspor file proyek ke dalam format Microsoft Project. Mengekspor ke spreadsheet dengn CVS.
6. Kolaborasi, Membagi dan mendiskusikan proyek dengan kolega kolega dengan menggunakan WebDAV.
Keuntungan menggunakan GanttProject :
Mengerti dan menyetujui tujuan dari project;
Dapat mengntrol saat project dimulai, sedang dikerjakan dan saat project selesai;
Komunikasi yang jelas diantara orang orang yang terlibat dalam project;
Project dapat selesai tepat waktu, bahkan penggunaan biaya, ruang lingkup dan kualitasnya dapat disesuai dengan yang di rencanakan;
Realistis dan tujuan dapat tercapai;
Keputusan jelas;
Kualitas kontrol dapat ditingkatkan;
Management perubahan dan resiko.
Referensi: http://ugos.ugm.ac.id/wiki/panduan:panduan_membuat_manajemen_proyek_menggunakan_ganttproject
Faktor penyebab kegagalan dari Proyek IT :
1. The Bulls Survey (1998)
Pada tahun 1998, sebuah manufaktur komputer dan sistem integrator dari perancis, BULLS, melakukan survey tentang faktor-faktor penyebab kegagalan pelaksanaan proyek untuk kebutuhan internal perusahan. Hasil survey tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa 3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%), Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%). Hasil dari penelitian ini lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan.
2. The KPMG Canada Survey (1997)
Sedangkan survey yang dilakukan oleh KPMG canada menemukan beberapa fakta tentang kegagalan pelaksanaan proyek, diantaranya adalah:
- Buruknya perencanaan proyek
- Buruknya pengetahuan dan penggalian kebutuhan bisnis
- Kurangnya keterlibatan dan dukungan management
Sehingga dapat disimpulkan bahwa faktor kegagalan proyek berdasarkan survey yang dilakukan oleh KPMG adalah perencanaan proyek, user and business needs serta executive support.
3. The Chaos Report (1995)
Hasil studi dari the standish group yang dituangkan dalam sebuah laporan berjudul CHaos Report memaparkan 5 penyebab utama kegagalan implementasi proyek, yaitu:
1. Penggalian requirement (user & business) yang kurang lengkap
2. Kurangnya keterlibatan user dalam pengembangan sistem
3. Kurangnya sumberdaya manusia proyek
4. Harapan/ekspektasi yang berlebihan dari owner terhadap kapabilitas sistem yang dibangun
5. Kurangnya dukungan dari eksekutif/manajemen perusahaan pemilik proyek
Referensi : http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/faktor-penyebab-kegagalan-proyek-it/
4 HAL PENTING DALAM PROJECT MANAGEMENT :
 |
| Add caption |
1. Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.
2. Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang didapat
3. Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek
4. Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan.
Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan / ditentukan sebelumnya (quality).
Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management dalam mengatasi kasus diatas adalah:
1. Negosiasi Pengurangan Scope
 |
Add caption
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.
2. “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.
3. Cut the project
Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.
Referensi : http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/
Warehouse Management :
Warehouse Management adalah sebuah management yang bertugas untuk mengorganisir masalah pergudangan. Pengorganisiran akan berjalan dengan baik apabila ditunjang dengan sistem yang tepat dan efisien. Sebuah sistem pengelolaan gudang, atau WMS, adalah bagian kunci dari rantai pasokan dan terutama bertujuan untuk mengontrol pergerakan dan penyimpanan bahan dalam gudang dan proses transaksi yang terkait, termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan pengambilan barang.
Referensi : http://baletraining.com/
Mengapa Project Management Begitu Penting?
Pentingnya Project Management saat menjadikan topik ini yang penting karena semua perusahaan, baik itu kecil atau besar, pada satu waktu tertentu pasti ingin mengembangkan usaha baru. Usaha – usaha yang dilakukan mungkin beragam, seperti, pengembangan produk atau jasa baru, pembentukan jalur produksi baru di perusahaan manufaktur; kampanye promosi hubungan masyarakat; atau program bangunan utama. Sementara pada tahun 1980-an cenderung kearah kualitas dan tahun 1990 umumnya tentang globalisasi, sedangkan pada tahun 2000 adalah tentang kecepatan. Artinya, untuk selalu menjadi yang terdepan diantara pesaing mereka, perusahaaan secara terus menerus dihadapkan dengan perkembangan kompleks sebuah produk, layanan dan proses dengan sangat singkat waktu sebagai jendela pasar yang dikombinasikan dengan kebutuhan untuk lintas fungsional keahlian. Dalam skenario ini, Project Management menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.
Referensi : http://baletraining.com/artikel-training-bale/236-mengapa-project-management-begitu-penting.html
|
